領収書や請求書などに新しい保存ルールが施行
領収書や請求書などの税務関係書類に関する新しい保存ルールなどを定めた改正電子帳簿保存法は、2022年1月に施行されています。
この改正電子帳簿保存法は、電磁的記録の電子保存義務化（電子データの出力書面等による保存措置の廃止）が盛り込まれていましたが、改正法の施行までの準備期間が短く、直前になっても多くの企業が対応できていないというのが実情でした。この状況を踏まえ、改正法が施行される直前の2021年12月に、令和4年度税制改正大綱にて「電子取引における電子保存の義務化」に2年間の猶予が認められるという「宥恕（ゆうじょ）措置」が設けられました。
具体的には、「やむを得ない事情がある場合」「ダウンロードの求め、出力書面の提示又は提出に応じられる場合」の２つを条件に2024年までの2年間は電磁的記録を紙に出力して保存することが認められる、というものです。この措置には、2024年以降は当初の通り電子保存が義務化されることも併せて明記されていました。
宥恕措置は2024年までのはずでしたが、令和5年度税制改正大綱によって、「やむを得ない事情がある場合」「ダウンロードの求め、出力書面の提示又は提出に応じられる場合」その保存要件にかかわらず、その電磁的記録の保存をすることができることとする、というように本則に盛り込まれることになりました。
したがって、2024年以降においても、電磁的記録を紙に出力して保存することが認められるようになります。ただし、やむを得ない事情がある場合とありますので、対応する準備は必要になってくるでしょう。
会計事務所に記帳代行を委託している場合、国税庁HPより、下記のような決まりがあるようです。
こちらを読むと、なかなか施行するのは難しい法律だと思います。
【電子計算機を使用して作成する帳簿関係】（国税庁の一問一答より）
【問】国税関係帳簿の電子計算機処理に当たり、記帳代行業者等に委託している場合でも認められますか。また、記帳代行業者等への委託に際して、課税期間中に記帳せず、当該期間終了後にまとめて記帳することを委託し、そこで作成された電磁的記録を保存する ことや、保存場所を記帳代行業者の所在地にすることは認められますか。
【回答】会計事務所や記帳代行業者に委託することは認められますが、国税関係帳簿の作成に当たっては、書面であるか電磁的記録であるかにかかわらず、課税期間中に記帳せず当該期間終了後にまとめて記帳することを委託する方法は認められません。また、保存場所についても、各税法で定められているため、記帳代行業者の所在地にすることは認められません。
【解説】法第４条及び第５条では、「自己が……電子計算機を使用して作成する場合には」と規定 されていますが、この場合の「自己が」の意義については、「保存義務者が主体となってその責任において」という趣旨であり、電子計算機処理が必ずしも保存義務者自身によって行われる必要はなく、会計事務所や記帳代行業者に委託している場合も、これに含まれることになります（取扱通達４－３）。
なお、国税関係帳簿は、原則として課税期間の開始の日にこれを備え付け、取引内容をこれに順次記録し、その上で保存を開始するものですから、備付期間中は、書面で作成する場 合は当該書面をその保存場所に備え付け、また、電磁的記録で作成する場合は当該電磁的記録をその保存場所に備え付けているディスプレイの画面及び書面に出力することができるようにしておく必要があります。このことは、国税関係帳簿に係る電磁的記録の作成を他の者に委託している場合でも同じであり、保存義務者は、定期的にその電磁的記録の還元を受けることにより、備付期間においても、保存場所に備え付けているディスプレイの画面及び書面に出力することができるようにしておかなければならないこととなります。
この場合の「定期的」とは、通常の入出力 (業務処理)サイクルのことであり、一課税期間分を一括して処理するような場合は、そもそも備付期間においてディスプレイ等に出力することができないことから、これに該当しません。したがって、課税期間中に記帳せず当該期間終了後にまとめて記帳することを委託する方法は認められないことになります。
また、保存場所については、所得税法等の各税法で定められているものであり、記帳代行 業者の所在地を保存場所にすることは認められません。このため、記帳代行業者等に委託する場合であっても、保存義務者の事業所等の所在地等、所得税法等の各税法で定められている保存場所に、国税関係帳簿に係る電磁的記録を出力することができる電子計算機やディスプレイ等を備え付けておく必要があります。
（タックス総研 税務コンサル4課）